Tujuan Penulisan Pesan Bisnis

Secara lebih spesifik, Vikram Bisen dan Priya menyebutkan beberapa tujuan penulisan pesan bisnis :

Future References (Referensi Masa Depan)

Faktor keterbatasan pikiran manusia dan daya retensi yang lemah membuat kita harus menyimpan pesan dalam bentuk tulisan. Pesan tertulis dapat disimpan sebagai catatan dan sumber referensi pada masa yang akan datang. Selain itu, menyimpan catatan tertulis sangat penting dalam rangka menjalankan operasi bisnis yang berkelanjutan.

Avoiding Mistakes (Menghindari Kesalahan)

Dalam mentransmisika pesan, catatan tertulis sebelumnya akan sangat membatu dalam mengurangi kesalahan dan mencegah terjadinya penipuan.

Legal Requirements (Persyaratan Hukum)

Komunikasi tertulis dapat dijadikan dan diakui sebagai dokumen hukum (legal document). Itulah alasan beberapa eksekutif perusahaan berfikir bahwa selain harus berkomunikasi secara lisan, konfirmasi secara tertulis juga perlu didapatkan.

Wide Access (Akses Luas)

Saat ini, proses kominikasi berlangsung dengan sangat cepat melalui berbagai media yang canggih. Oleh karena itu, komunikasi tertulis pun turut mendapatkan akses yang luas. Teknologi komunikasi telah menghapus kendala dan hambatan jarak antara komunikator dan penerima pesan. Penerima pesan dapat mengakses tulisan dengan cepat dan mudah, seperti melalui surel, situs web, atau aplikasi jejaring sosial.

Effective Decision-Making (Pengambilan Keputusan yang Efektif)

Setiap organisasi atau perusahaan biasanya masih membutuhkan dokumen lama untuk membantu proses pengambilan keputusan yang efektif. Hal ini tentunya akan menjadi lebih mudah jika catatan sebelumnya masih tersedia secara tertulis. Catatan ini sangat penting sebagai informasi yang diperlukan untuk pertimbangan penetapan keputusan.

Sumber : Vikram Bisen dan Priya, Business Communication (New Delhi: New Age International Limited, 2009), hlm. 56.